Les archives produites ou reçues par un établissement public comme l’EFA sont considérées comme publiques et, à ce titre, doivent faire l’objet d’un versement au service des archives.
 
Code du patrimoine, art. L211-4 : « Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public.
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; […] ».
 
Code du patrimoine, art. L212-4 : « Les archives publiques qui, à l'issue de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3, sont destinées à être conservées sont versées dans un service public d'archives dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

 

Les archives des services sont versées selon le tableau de gestion de l’établissement, en cours de remise à jour.
Afin d’aider les services dans cette démarche, quatre fiches synthétiques sont disponibles :

 

Les producteurs des documents scientifiques réalisés lors des missions sont des auteurs d’œuvres de l’esprit. À ce titre, ils détiennent des droits de propriété intellectuelle sur les documents produits qui relèvent du droit d’auteur. Toutefois, ils ne sont pas propriétaires des documents, car ceux-ci sont bien des archives publiques.
En conséquence, le versement de ces archives, qu’elles soient de nature administrative ou scientifique, est une obligation légale.
Il est demandé aux responsables de mission de désigner un référent archives au sein de l’équipe, qui est l’interlocuteur privilégié entre la mission et le service des archives.
Un versement annuel des archives de chaque mission est réalisé au plus tard le 31/10 de de l’année en cours.
Afin d’orienter les responsables de mission dans cette démarche, plusieurs fiches procédures sont disponibles :